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Une station-service d’entreprise doit également documenter précisément les coûts de carburant afin que les employés puissent payer la taxe sur leur voiture de société sur la base d’un journal de bord.
(Photo: dpa)
Berlin Quiconque est autorisé à conduire sa voiture de société non seulement pour les affaires mais aussi à titre privé se trouve dans une situation confortable, surtout en période de prix d’achat et de coûts d’exploitation élevés. Le fait qu’un avantage pécuniaire soit imposable pour un usage privé n’y change rien.
Lors du choix de la bonne méthode d’imposition pour cela, la règle empirique peut généralement être appliquée : si la proportion d’utilisation privée est élevée, l’imposition selon la règle du 1 % est plus intéressante. Si en revanche l’usage professionnel prédomine, vous faites des économies avec la méthode du journal de bord. Cependant, toute personne qui décide d’utiliser le journal de bord doit savoir que les exigences à cet égard sont élevées.
Des cas ont été signalés dans le passé dans lesquels les enregistrements des utilisateurs ont été classés comme « incorrects ». Cependant, après un audit externe de l’impôt sur les salaires, une entreprise a découvert que le défi pouvait également se cacher ailleurs. Les examinateurs se sont finalement plaints que la GmbH avait estimé les coûts de carburant des voitures sur la base de valeurs moyennes.
Cela était devenu nécessaire car les véhicules avaient été ravitaillés en carburant à la propre station-service de l’entreprise. Cependant, il n’y avait ni affichage de la quantité vendue ni du prix de vente.
Le bureau des impôts compétent a considéré l’estimation comme irrecevable et a donc exclu l’utilisation de la méthode du journal de bord. Au lieu de cela, il a ensuite déterminé l’avantage pécuniaire de l’utilisation privée en utilisant la règle d’un pour cent et a utilisé la GmbH avec un avis de responsabilité pour effectuer le paiement. Dans le procès qui a suivi, cependant, le tribunal des finances de Munich a considéré que l’utilisation d’un journal de bord était fondamentalement autorisée.
Cependant, les juges ont recalculé l’avantage pécuniaire. Contrairement à l’entreprise, ils n’ont pas utilisé d’estimation pour cela, mais se sont appuyés sur la consommation moyenne du centre-ville spécifiée par le constructeur automobile et le prix d’achat moyen par litre de carburant, tel que vérifié par les factures d’achat de la station-service de l’entreprise.
Les documents sont obligatoires
Cependant, le Tribunal fiscal fédéral a par la suite évalué l’affaire différemment et a rejeté le recours (Az. VI R 44/20). Selon les juges, une estimation des coûts qui ne sont pas documentés sur la base de documents pour des voitures de société également disponibles pour un usage privé exclut l’utilisation de la méthode du journal de bord.
Pour prendre leur décision, ils se réfèrent au libellé de la loi. Deux exigences sont mentionnées qu’un journal de bord approprié doit remplir. D’une part, il s’agit de la documentation complète de tous les itinéraires. En revanche, le justificatif de la totalité des frais de véhicule est exigé.
Conformément aux dispositions légales, une estimation partielle est également exclue. Cela s’applique même si une « surtaxe de sécurité » est prise en compte et que les coûts pris en compte sont donc supérieurs à ceux réellement encourus.
>> Lire ici : Comment les employeurs peuvent économiser sur la taxe de vente sur les voitures de société
Dans sa justification, le Tribunal fiscal fédéral souligne également qu’il est généralement possible et raisonnable pour les contribuables d’obtenir des reçus et des preuves des frais qu’ils ont engagés. Il n’y a donc pas de préférence pour la règle du 1 %.
Conseil pratique : Comment bien tenir un journal de bord
Toute personne qui utilise une voiture de société et qui souhaite utiliser le journal de bord pour déterminer son avantage pécuniaire doit être très prudente dans ses dossiers. Cela signifie avant tout que vous devez y inscrire vos trajets rapidement, de préférence immédiatement après leur fin. C’est le seul moyen de s’assurer que le kilométrage est lu correctement et qu’aucun voyage n’est oublié.
Il est également important que tous les trajets soient notés sans lacunes. Le bureau des impôts n’accepte pas les entrées groupées, par exemple des voyages privés le week-end. Au contraire, le journal de bord serait immédiatement inefficace dans un tel cas.
En plus de la date et du kilométrage avant et après le voyage, l’entrée doit contenir l’emplacement avant le voyage, la destination et l’itinéraire. Le nom du partenaire commercial visité et le but du voyage doivent également être mentionnés, et le contenu du rendez-vous doit également être renseigné grossièrement. Pour les voyages privés, en revanche, il suffit de le marquer comme « privé ».
De plus, le journal de bord doit être sous forme fermée. Les collections de feuilles mobiles ne seront pas acceptées. Les journaux de bord électroniques doivent être infalsifiables. L’utilisation de tableurs n’est donc pas autorisée.
Première publication : 19/04/2023, 16h26
Plus: Imposition des voitures de société – pour qui le journal de bord vaut la peine et comment utiliser la méthode du 1% de manière optimale