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- Certains utilisateurs de l’outil Copilot AI de Microsoft ont déclaré que cela les avait aidés à assister à moins de réunions.
- De nombreux travailleurs affirment que la surcharge de réunions peut nuire à leur productivité.
- Les résumés de réunions produits par l’IA pourraient permettre aux travailleurs de rattraper plus facilement les réunions manquées.
Si vous détestez les réunions, vous vous souhaiterez peut-être que votre entreprise adopte les technologies d’IA.
En mars, Microsoft a publié une nouvelle étude basée sur une enquête menée auprès de 1 300 utilisateurs de Copilot, l’assistant d’IA générative de l’entreprise. Les utilisateurs, basés principalement en Amérique du Nord et en Europe, ont indiqué que l’un des plus grands avantages de l’utilisation de l’outil d’IA était qu’il leur permettait de passer moins de temps en réunion.
Trente-sept pour cent des travailleurs qui ont utilisé l’outil pendant 10 semaines ou plus ont déclaré l’utiliser pour assister à moins de réunions, contre 22 % qui l’ont utilisé entre sept et 10 semaines et 18 % qui l’ont utilisé entre trois et six semaines.
Dans un article de blog, Microsoft a écrit qu’aider les employés rattraper les réunions manquées faisait partie des « victoires faciles » pour les travailleurs et les entreprises qui cherchaient à augmenter leur productivité grâce à l’IA. Par exemple, les travailleurs qui manquaient une réunion pouvaient lire un résumé de l’événement produit par l’IA. En théorie, cela les mettrait au courant sans avoir besoin de regarder ou d’écouter une rediffusion complète d’une réunion – ou de pourchasser des collègues pour les rattraper.
Le gain de temps sur les réunions était l’une des raisons pour lesquelles l’utilisateur moyen de Copilot économisait 14 minutes par jour, ce qui équivaut à cinq heures par mois ou à une semaine de travail sur deux par an.
« Dites à vos collaborateurs de ne pas s’inquiéter de prendre des notes ou d’écouter l’enregistrement, mais demandez plutôt à l’IA de récapituler les points clés », a écrit Microsoft dans son blog. « Les dirigeants peuvent l’utiliser pour résumer de longs documents ou des chaînes d’e-mails interminables. »
De nombreux Américains pensent que les réunions peuvent nuire à leur productivité. Dans une enquête menée auprès de 1 000 travailleurs du savoir américains en décembre 2023 et janvier par la société de logiciels Atlassian, en partenariat avec Wakefield Research, 73 % des personnes interrogées ont déclaré que leur calendrier de réunions rendait difficile l’accomplissement de leur travail. TLes résultats de l’enquête menée auprès des répondants américains ont été fournis à Business Insider.
Soixante-dix-neuf pour cent des personnes interrogées ont déclaré qu’elles seraient plus productives au travail s’ils pouvaient passer moins de temps en réunion. De plus, 50 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles devaient faire des heures supplémentaires au moins quelques jours par semaine en raison de la surcharge des réunions. La plupart des personnes interrogées ont déclaré que leurs réunions prenaient deux fois plus de temps que nécessaire.
Même si l’IA fait déjà gagner du temps à certains travailleurs, de nombreuses entreprises cherchent encore à comprendre exactement comment ces technologies peuvent ajouter de la valeur. Les recherches de Microsoft suggèrent que l’utilisation d’outils d’IA pour réduire les temps de réunion pourrait être une solution facile pour certains nouveaux utilisateurs.
Les gains de productivité de l’IA peuvent faire économiser de l’argent aux entreprises, mais les bénéfices pourraient prendre du temps
Passer trop de temps en réunion n’est pas seulement frustrant pour de nombreux employés, l’impact sur la productivité peut avoir un effet significatif sur les résultats d’une entreprise. Une étude réalisée en 2022 par la société de logiciels Otter.ai et Steven Rogelberg, professeur de sciences organisationnelles à l’Université de Caroline du Nord à Charlotte, a révélé que l’entreprise moyenne « gaspillait » environ 25 000 $ par employé en les planifiant pour des réunions inutiles.
« Les organisations investissent des sommes importantes dans leurs employés et donc dans les réunions auxquelles ils participent », a écrit Rogelberg. « Il existe un potentiel d’économies considérables… en réduisant la participation inutile aux réunions. »
Les résumés de réunions ne sont pas le seul moyen par lequel les outils d’IA aident les employés à gagner du temps. Une enquête menée par HubSpot en 2023 auprès de 648 professionnels de la vente a révélé que certains gagnaient plus de deux heures par jour en utilisant l’IA pour planifier des réunions, prendre des notes et saisir des données.
Une enquête Slack menée en janvier auprès de plus de 10 000 employés de bureau dans le monde a révélé que 24 % d’entre eux avaient essayé d’utiliser des outils d’IA au travail. Environ 80 % de ces utilisateurs ont déclaré que ces outils avaient amélioré leur productivité : l’aide à la rédaction, l’automatisation des flux de travail et la synthèse du contenu figuraient parmi les principaux moyens par lesquels les personnes interrogées ont déclaré que les outils d’IA ajoutaient de la valeur.
Malgré le potentiel de l’IA pour accroître la productivité, en constater les avantages peut prendre du temps. L’étude de Microsoft a révélé que l’utilisation de son outil Copilot pendant 11 semaines a été le « moment décisif » au cours duquel une majorité d’utilisateurs ont signalé une amélioration dans quatre domaines : la productivité, le plaisir de travailler, l’équilibre travail-vie personnelle et la possibilité d’assister à moins de réunions.
La courbe d’apprentissage que peuvent entraîner les outils d’IA est la raison pour laquelle certaines entreprises proposent davantage de ressources de formation à leurs employés et les encouragent à expérimenter ces technologies.
Certes, l’impact de l’adoption de l’IA sur les travailleurs sera probablement mitigé. Par exemple, un quart des PDG mondiaux interrogés par le cabinet de conseil PwC entre octobre et novembre derniers ont déclaré qu’ils prévoyaient de « réduire le nombre d’employés d’au moins 5 % en 2024 grâce à l’IA générative ».
Les outils d’IA vous ont-ils fait gagner du temps au travail ? Comment les utilisez-vous pour vos tâches professionnelles ? Partagez votre expérience avec ce journaliste à [email protected].