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- Shopify a lancé un outil interne qui estime le coût des réunions.
- L’idée est de décourager les employés de programmer des réunions inutiles.
- « Vous êtes habilité à refuser les réunions qui ne sont pas nécessaires », a déclaré le COO Kaz Nejatian en interne.
Shopify a déployé mercredi un nouvel outil qui estime le coût réel des réunions d’un employé, dans le cadre d’un effort visant à décourager les employés de programmer des réunions inutiles.
L’outil est une extension Google Chrome personnalisée qui a commencé à être déployée auprès des employés mercredi. Lorsqu’un employé va planifier une réunion, l’extension estime la quantité de temps et de rémunération de ses collègues que cette réunion prendra. L’outil utilise le salaire moyen pour un rôle particulier, ainsi que le nombre de participants et la durée de la réunion, pour faire l’estimation. Il n’y a aucune répercussion sur la planification de réunions « coûteuses », a déclaré un employé de Shopify à Insider.
« Shopify est une équipe d’artisans et de constructeurs et le temps des créateurs est incroyablement précieux pour notre mission », a déclaré le COO Kaz Nejatian dans un message sur la page Workplace de Shopify, qui a été consultée par Insider.
« Votre calendrier est une stratégie, et le calculateur de coût de réunion vous aide à prendre des décisions éclairées pour organiser ou accepter des réunions. Vous êtes autorisé à refuser les réunions qui ne sont pas nécessaires ; lors de leur participation, assurez-vous qu’ils sont efficaces. »
Les représentants de Shopify n’ont pas renvoyé la demande d’initié pour des commentaires supplémentaires sur cette histoire.
Le message de Nejatian a poursuivi en disant que l’outil est issu d’un projet d’un événement hack-day de l’entreprise en février. Il a déclaré que les employés pouvaient référencer une page dans le « coffre-fort » interne de Shopify pour plus d’informations sur le calculateur de coût de réunion.
« Le coût qu’il fournit est plus une supposition éclairée qu’une science exacte, mais l’idée derrière l’outil est d’offrir un fil de déclenchement convivial afin que nous puissions utiliser efficacement et intentionnellement notre temps ensemble », lit-on sur la page du coffre-fort.
« La valeur en dollars n’est pas la question. Les grandes réunions récurrentes font partie de la culture du travail depuis des lustres. Nous y sommes tellement habitués qu’une réunion hebdomadaire de 12 personnes peut sembler tout à fait normale. Le calculateur de coût de réunion est là pour remettre en question le statu quo, nous poussant à reconsidérer la nécessité des réunions et à explorer des méthodes de collaboration plus créatives. Alors, considérez cet outil comme une expérience subtile pour aider à minimiser les réunions inutiles et optimiser le temps des artisans. »
Il a ajouté que l’outil est destiné à « favoriser une culture de planification réfléchie et d’une meilleure gestion du temps » et « permettre à Shopifolk de se concentrer sur l’artisanat et le travail approfondi pour nos commerçants ».
Le calculateur de coût de réunion est le dernier d’une série d’expériences que Shopify a lancées pour maximiser le temps et l’efficacité sur son lieu de travail cette année. Lorsque les employés sont revenus des vacances en janvier, ils ont constaté que la direction de l’entreprise avait automatiquement annulé toutes les réunions avec plus de deux personnes, annulé toutes les réunions le mercredi et retiré les employés des chaînes publiques existantes sur Slack. Il a appelé l’ensemble des modifications « Chaos Monkey 2023 ».
Selon la publication de Nejatian sur Workplace mercredi, le temps moyen que les employés de Shopify passent en réunion a diminué de 14 % au cours des cinq premiers mois de l’année par rapport à 2022.
« Les réunions récurrentes avec de grandes listes de participants sont les principaux contributeurs aux réunions inutiles », a-t-il écrit.
D’autres entreprises technologiques ont mis en place des politiques destinées à aider les employés à se concentrer sur la création de nouveaux produits. En février, le PDG de Meta, Mark Zuckerberg, a déclaré 2023 « l’année de l’efficacité ».
Dans une déclaration envoyée par e-mail à Insider au moment du déploiement de Chaos Monkey en janvier, le fondateur et PDG de Shopify, Tobi Lütke, a déclaré que la croissance se produit lorsque les gens s’éloignent du confort.
« La meilleure chose que les fondateurs puissent faire est la soustraction », a-t-il déclaré. « Il est beaucoup plus facile d’ajouter des choses que d’en supprimer. Si vous dites oui à une chose, vous dites en fait non à toutes les autres choses que vous auriez pu faire pendant cette période. Au fur et à mesure que les gens ajoutent des choses, l’ensemble des choses qui peuvent être fait devient plus petit. Ensuite, vous vous retrouvez avec de plus en plus de gens qui maintiennent simplement le statu quo.
Shopify a également rationalisé ses opérations d’autres manières. En mai, il a licencié 20% de ses effectifs et vendu son activité logistique, affirmant qu’il se recentrerait sur sa « quête principale » du logiciel de construction.
Lisez l’article complet de Nejatian sur le nouvel outil de calcul :
« Shopify est une équipe d’artisans et de constructeurs et le temps des créateurs est extrêmement précieux pour notre mission. Votre calendrier est une stratégie, et le calculateur de coût de réunion vous aide à prendre des décisions éclairées pour organiser ou accepter des réunions. Vous êtes autorisé à refuser les réunions qui ne sont pas nécessaires ; lors de leur participation, assurez-vous qu’ils sont efficaces.
Le déploiement de l’extension Chrome commencera aujourd’hui et se poursuivra toute la semaine. Une fois l’installation terminée, les coûts de réunion calculés apparaîtront directement dans vos événements Google Agenda. Pour plus d’informations sur l’outil, consultez la page Vault.
Je dois également mentionner que cet outil est le résultat de nombreux efforts de collaboration à travers Shopify (boop ici). Initialement un projet Hack Days en février, il est devenu un outil interne précieux pour la réduction des réunions et un autre exemple de l’impact que peuvent avoir les Hack Days. En parlant de ça, nos prochains Hack Days approchent à grands pas, c’est donc le moment idéal pour rejoindre ou créer un projet !
Contexte supplémentaire sur l’outil :
- Le calculateur fonctionne en référençant des données qui illustrent la rémunération moyenne par discipline et sous-discipline, ainsi que le nombre de participants et la durée de la réunion.
- Les réunions récurrentes avec de grandes listes de participants sont les principaux contributeurs aux réunions inutiles.
- Le temps moyen de réunion par personne a chuté de 14 % au cours des cinq premiers mois de cette année (par rapport à l’année dernière). Nous aimons le voir ! »
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