Les réunions sont misérables

« Comment construire une vie” est une chronique hebdomadaire d’Arthur Brooks, abordant les questions de sens et de bonheur. Cliquez ici pour écouter sa série de podcasts sur tout ce qui touche au bonheur, Comment construire une vie heureuse.

La Poste de Washington On a demandé un jour au chroniqueur George Will d’expliquer son dégoût de longue date pour le football américain. Le sport, c’est, a-t-il répondu, « la violence ponctuée de réunions de comité ». Pour moi, c’est une condamnation sauvage non pas tant à cause de la violence, mais à cause des réunions.

Si, comme beaucoup de gens, vous pensez que les réunions de travail sont une énorme perte de temps, c’est peut-être parce que la plupart des réunions empêchent les employés de, eh bien, travail: Une enquête menée auprès de 76 entreprises a révélé que la productivité était supérieure de 71 % lorsque les réunions étaient réduites de 40 %. Les réunions inutiles gaspillent 37 milliards de dollars en heures de salaire par an rien qu’aux États-Unis, selon une estimation de la société de logiciels Atlassian. Et au cas où vous vous poseriez la question, le COVID a aggravé les choses : le nombre de réunions requises des employés a augmenté de 12,9 % en moyenne depuis le début de la pandémie de coronavirus.

Mais le vrai problème des réunions n’est pas le manque de productivité, c’est le malheur. Lorsque les réunions sont une perte de temps, la satisfaction au travail diminue. Et lorsque la satisfaction au travail diminue, le bonheur en général diminue. Ainsi, pour une grande partie de la population, éliminer les réunions – ou du moins les minimiser – est l’un des moyens les plus simples d’augmenter le bien-être.

Selon les données des utilisateurs de Reclaim.ai, une société d’applications de calendrier, le professionnel col blanc moyen à temps plein aux États-Unis passe 21,5 heures par semaine en réunion. Selon les chercheurs spécialisés sur le sujet (qui organisent sans doute des réunions de recherche sur leurs recherches sur les réunions), les réunions de travail se concentrent généralement sur un ou plusieurs des quatre objectifs suivants : « partager des informations », « résoudre des problèmes et prendre des décisions », « développer et mettre en œuvre une stratégie organisationnelle », ou « débriefer une équipe après un épisode de performance ».

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Je dois préciser que tout cela est potentiellement bien raisons d’avoir des réunions. Vous en avez probablement assisté à plusieurs qui ne rentraient dans aucune de ces catégories. Par exemple, de nombreuses réunions ont lieu pendant un créneau horaire régulier de manière routinière, sans raison précise. Un autre motif de réunion est ce que certains chercheurs appellent l’effet de simple urgence, dans lequel nous nous engageons dans des tâches – comme une réunion où chaque personne récite ce sur quoi elle travaille, que d’autres aient besoin de cette information ou non – pour nous aider à nous sentir comme si nous accomplissent quelque chose de tangible. Si votre conjoint vous demande : « Qu’avez-vous fait au travail aujourd’hui ? et vous répondez : « J’ai eu six réunions », c’est peut-être la raison.

Des réunions excessives et improductives peuvent réduire la satisfaction au travail pour plusieurs raisons. Premièrement, ils augmentent généralement la fatigue ainsi que notre perception subjective de notre charge de travail. Vous avez probablement vécu une journée de réunions après laquelle vous êtes épuisé et n’avez pas accompli grand-chose, mais où vous avez reçu un tas de nouvelles missions. Deuxièmement, les gens ont tendance à « agir en surface » (faire semblant d’émotions jugées appropriées) pendant les réunions de travail, ce qui est émotionnellement épuisant et corrélé à l’intention d’arrêter. Enfin, les chercheurs ont découvert que le meilleur prédicteur de l’efficacité d’une réunion est la participation active des participants. Si vous vous demandez : « Pourquoi suis-je ici ? vous ne penserez probablement pas que la réunion est une bonne utilisation de votre temps, ce qui est évidemment mauvais pour votre satisfaction au travail.

Dans leur ensemble, les recherches sur les réunions montrent que si vous voulez être plus heureux au travail (ou voulez que vos employés soient plus heureux), vous devez lutter contre le fléau des réunions chronophages et improductives à chaque occasion. Et lorsqu’ils sont réellement nécessaires et inévitables, vous pouvez prendre quelques mesures pour les rendre moins épuisants et plus utiles.

1. Évitez et annulez impitoyablement les réunions.

Si vous êtes en proie à des réunions inutiles où peu de choses sont accomplies, trouvez des moyens de les éviter si vous le pouvez. Planifiez des déplacements professionnels ou des appels clients importants pour qu’ils coïncident avec eux, par exemple. Dans de nombreux cas, vous pouvez sauter de très grands rassemblements sans que personne ne s’en aperçoive. Si vous êtes l’organisateur, annulez toutes les réunions qui n’ont pas d’ordre du jour ou d’objectif clair.

Prenez ce conseil avec prudence si vous êtes salarié, bien sûr. Si votre patron vous demande pourquoi vous sautez toutes les réunions du personnel, il est peu probable qu’il soit utile de dire : « Parce que j’ai lu un article dans L’Atlantique.” S’il est trop risqué pour vous de sauter des réunions, peut-être que votre patron en programmera moins pour commencer si vous glissez une copie de cet essai sous la porte de son bureau.

2. Créez des journées sans réunion.

Si possible, les patrons devraient créer une politique garantissant des journées entières sans réunions. Selon les savants écrivant dans le Examen de la gestion du MIT Sloan, la productivité et l’engagement de la main-d’œuvre sont maximisés avec quatre jours sans réunion ; le stress est minimisé à cinq jours sans réunion. (En d’autres termes, le stress est minimisé lorsqu’il n’y a aucune réunion.) À une époque où beaucoup travaillent dans un format hybride, si les gens viennent au bureau trois jours par semaine, une bonne politique pourrait être de tenir toutes les réunions le Juste un de ces jours.

3. Limitez les réunions à une demi-heure ou moins.

En 1955, l’historien naval britannique C. Northcote Parkinson a inventé ce qu’il a appelé – et qui est depuis connu sous le nom de – loi de Parkinson : nous élargissons une tâche afin de remplir le temps disponible pour l’accomplir. Nulle part cela n’est plus évident que dans les réunions du personnel. Combien de fois une réunion a-t-elle commencé par les mots « Cela ne devrait pas prendre toute l’heure » pour ensuite prendre toute l’heure ?

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Alors, quelle est la bonne durée de réunion ? Marissa Mayer, l’ancienne PDG de Yahoo, a organisé des micro-réunions célèbres qui ont duré 10 minutes. Un expert en productivité dit que 25 minutes sont idéales, d’après ce que la recherche indique comme le temps optimal pour que les gens se concentrent. Mais le point est clair : rendez les réunions plus efficaces en ayant une concentration précise et en allant droit au but, et engagez-vous à terminer dans un court laps de temps.

4. N’invitez pas tout le monde.

Selon ce qu’on appelle l’effet Ringelmann (du nom de l’ingénieur français Maximilien Ringelmann), plus la taille d’un groupe augmente, plus l’effort individuel moyen diminue. Les chercheurs diffèrent sur le nombre idéal de personnes dans une réunion, qui dépend sans aucun doute des objectifs de la réunion. Si le patron a une annonce énorme telle que « Nous sommes en faillite », peut-être que tout le personnel est approprié. (Là encore, un e-mail peut suffire pour cela.) Pour prendre des décisions et discuter de stratégie, de nombreux spécialistes de la gestion recommandent sept personnes ou moins lors d’une réunion. Les gens sont moins susceptibles de participer pleinement au-delà de ce nombre, et la responsabilité peut devenir déroutante. Essayez d’inviter à vos réunions le nombre minimum de personnes nécessaires pour accomplir la tâche à accomplir.

S’il y a une règle à retenir concernant les réunions de travail, c’est peut-être qu’elles sont un nécessairement mal. Ils sont nécessaires dans la mesure où les organisations en ont besoin pour une bonne communication, mais ils sont mauvais en ce sens qu’ils ne sont presque jamais intrinsèquement souhaitables et doivent donc être utilisés avec le moins de parcimonie possible dans un souci de productivité et de bonheur.

Dans des circonstances idéales, les réunions seraient inutiles. Mais les circonstances ne sont jamais idéales, du moins sur cette bobine mortelle – qui, à bien y penser, pourrait nous donner quelque chose à espérer dans l’au-delà. Comme l’écrivait le poète Edgar Albert Guest en 1920,