La gestion des e-mails en entreprise est devenue un véritable fléau, générant stress et surcharge de travail pour les employés. Les attentes variées en matière de délais de réponse compliquent encore la communication. Pour remédier à cette situation, il est essentiel d’établir des règles claires et de centraliser les documents afin de réduire le flux d’e-mails. Certaines entreprises se tournent vers des plateformes de communication alternatives, mais celles-ci peuvent également augmenter le volume de messages, rendant la clarté difficile à atteindre.
Le Fléau des E-mails en Entreprise
Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, il n’existe probablement pas de pratique aussi problématique que la gestion des e-mails. La majorité des employés de bureau acceptent de recevoir jusqu’à 100 e-mails par jour, ce qui leur fait consacrer jusqu’à trois heures à répondre à ces messages. Certains choisissent de capituler : un PDG m’a confié qu’il supprimait tous les e-mails lorsqu’il atteignait la barre des 800 messages non lus, estimant que les messages importants seraient de toute façon renvoyés. Une autre dirigeante a avoué viser à maintenir moins de 1000 e-mails non lus dans sa boîte de réception. Mais est-ce vraiment une approche satisfaisante ?
Le Stress de la Gestion des E-mails
La gestion des e-mails peut être une source de stress pour de nombreuses personnes, mais le flot incessant ne semble pas vouloir s’arrêter. Les e-mails possèdent des caractéristiques à la fois bénéfiques et nuisibles : rapides, pratiques pour atteindre plusieurs destinataires et, en apparence, gratuits. Cependant, ils engendrent également des inconvénients. Un envoi rapide ne garantit pas une réponse rapide, avoir de nombreux destinataires ne signifie pas nécessairement un impact significatif, et le traitement des e-mails a un coût caché.
Souvent, la responsabilité de ce problème est laissée aux employés. On leur conseille de mieux gérer leur communication digitale, mais ces conseils simplistes ne s’attaquent qu’aux symptômes. La vraie source du problème réside dans le manque de règles claires concernant la gestion des communications numériques au sein des entreprises. Les e-mails sont souvent utilisés comme outils de collaboration, ce qui entraîne une surcharge de messages, chacun essayant de se couvrir en mettant d’autres en copie.
Lors d’un atelier sur la communication moderne au travail, j’ai demandé aux participants quels délais de réponse ils attendaient pour leurs e-mails. Les avis divergeaient : certains s’attendaient à une réponse dans les deux heures, tandis que d’autres trouvaient un délai de deux jours raisonnable. Ces attentes variées compliquent la collaboration et la communication fluide.
Pour remédier à cela, une politique uniforme pour la gestion des e-mails et d’autres canaux de communication est essentielle. Cela devrait établir les objectifs de chaque canal, définir les délais de réponse et clarifier la gestion des urgences. En ce qui concerne les e-mails, il est crucial de préciser comment traiter les messages destinés à plusieurs personnes et d’évaluer la nécessité d’une salutation et d’une formule de politesse dans chaque e-mail. Établir des règles concernant l’objet et la structure des e-mails peut également s’avérer bénéfique. Une fois ces règles mises en place, il est important d’instaurer une forme de correction sociale : si quelqu’un ne suit pas les directives, un retour doit être fait. Cela peut s’avérer délicat, car beaucoup de personnes redoutent les conflits.
Mais une directive ne résout pas tout. Les entreprises doivent également œuvrer à réduire le nombre d’e-mails en centralisant les documents pour éviter le partage incessant de fichiers et les problèmes liés à l’utilisation de différentes versions. Cela nécessite un changement culturel, passant de l’obligation de transmettre des informations à celle de les recevoir.
Chacun d’entre nous, submergé par les e-mails, a probablement imaginé un monde sans eux. Bien que cela puisse sembler utopique, certaines entreprises ont déjà adopté des plateformes comme Microsoft Teams ou Slack pour leur communication interne. Un consultant m’a même affirmé que cela pourrait augmenter la productivité d’environ 10 %. Toutefois, la réalité peut être bien différente : même si ces outils favorisent la collaboration, ils peuvent également accroître le volume de messages, souvent au détriment de la clarté.
« Je dois juste sauver le monde, encore 148 e-mails à vérifier », chantait Tim Bendzko dans son célèbre morceau. Espérons que d’ici quelques années, ces paroles ne provoqueront que des sourires. Car, d’ici là, il se pourrait que la vague d’e-mails soit enfin maîtrisée. En attendant, nous devrons tous parfois avoir le courage de supprimer les messages qui débordent de nos boîtes de réception.