Avec l’arrivée du printemps, il est temps de faire le ménage, tant à la maison qu’au bureau. Cet article souligne l’importance de désencombrer les espaces de travail et d’analyser les tâches et processus superflus. En s’inspirant de la méthode de Marie Kondo et des conseils de Martin Gaedt, il encourage à établir des listes de suppression et à se poser des questions essentielles sur la nécessité des tâches, afin d’améliorer l’efficacité et de réduire le stress au travail.
Lorsque les rayons du soleil printanier pénètrent dans notre appartement, il devient évident : il est temps de nettoyer les fenêtres et de rafraîchir notre espace. Nous balayons la poussière, nous faisons le tri parmi les vieux magazines et vêtements, et nous nettoyons les vitres jusqu’à ce qu’elles scintillent.
Alors que nous prenons le temps de faire le tri et de nous débarrasser des objets inutiles dans notre vie personnelle au moins une fois par an, ce même processus est souvent négligé dans le monde des affaires. Dans ce contexte, nous avons tendance à accumuler sans fin : davantage d’outils, de processus, de projets et de réglementations. Si les entreprises étaient des appartements, elles seraient encombrées et poussiéreuses.
Je vous encourage donc à entreprendre un grand nettoyage de printemps au bureau. Commençons par ce qui est visible : l’espace de travail. Des études psychologiques soulignent que le désordre perturbe notre concentration, notre cerveau étant occupé à gérer un environnement chaotique au lieu de se focaliser sur les tâches essentielles.
Organiser pour mieux travailler
Marie Kondo, la célèbre experte japonaise en rangement, a élargi son approche des foyers pour inclure les bureaux. Dans son ouvrage « Joy at Work », elle propose de ranger de manière à ne jamais retomber dans le désordre. Sa règle fondamentale : chaque objet doit avoir une place définie.
Pour réaliser cela, il est essentiel de consacrer du temps à organiser votre espace de travail. Commencez par trier tous les objets par catégories, en décidant ce qui doit être conservé, ce qui peut être éliminé et où chaque objet doit être rangé. Réfléchissez aux éléments qui s’accumulent rapidement et déterminez un endroit spécifique pour les stocker.
Marie Kondo précise qu’au bureau, tous les objets n’ont pas besoin d’apporter de la joie pour justifier leur présence. Certains peuvent simplement être fonctionnels, ou offrir la promesse d’une satisfaction future. Elle assure que sa méthode permet de réorganiser un bureau en seulement cinq heures. Avec un peu de discipline, le rangement pourrait ne plus être une tâche régulière.
Une fois que l’ordre s’est installé dans votre espace, il est temps d’approfondir le nettoyage : examinons les tâches, les processus et les outils. Faire le tri dans ces éléments est tout aussi bénéfique, comme le montre le livre de Martin Gaedt, « Travailler intelligemment avec la stratégie de suppression ». Il y cite un exemple d’une entreprise où le téléphone reste muet pendant trois heures chaque jour, permettant à l’équipe de travailler avec moins de stress tout en augmentant son chiffre d’affaires.
Gaedt recommande de dresser la liste de toutes les tâches réalisées et d’évaluer le temps qu’elles nécessitent chaque semaine, ainsi que leur impact. Les tâches chronophages mais peu efficaces devraient être supprimées, tout comme les règles devenues obsolètes et les réunions récurrentes qui n’apportent aucune valeur ajoutée.
Shopify, une entreprise de commerce électronique canadienne, a donné le bon exemple en éliminant 12 000 réunions internes de ses calendriers, laissant seulement place aux réunions essentielles. Une période de blocage a été instaurée pour permettre à l’équipe de se concentrer sur l’essentiel.
Utiliser des listes de suppression pour alléger la charge
Martin Gaedt suggère de se poser la question suivante avant chaque nouvelle tâche ou projet : « En avons-nous réellement besoin ? Si oui, qu’allons-nous laisser de côté ? » Ces interrogations simples peuvent générer un impact significatif. Souvent, il est utile de visualiser ce qui peut être éliminé. Les fameuses listes de suppression aident à identifier les tâches inutiles. Pour que cela soit efficace, cette réflexion ne doit pas se faire qu’une fois par an, tout comme on ne passe pas l’aspirateur une fois par an.
Mais pourquoi tant de personnes éprouvent-elles des difficultés à se défaire de l’inutile ? La psychologue du travail Gabrielle Adams explique que les gens ont souvent du mal avec la pensée soustractive. Lorsqu’on leur demande d’améliorer quelque chose, ils ont tendance à ajouter plutôt qu’à enlever, même si cela nuit au résultat final. Dans des études menées sur des structures en Lego, seulement 2 à 12 % des participants ont choisi de retirer des briques. De même, 16 % ont raccourci des textes qu’ils avaient rédigés, tandis que 80 % ont choisi d’ajouter du contenu.
Ceux qui ont déjà réalisé un grand ménage de printemps connaissent ce sentiment de satisfaction qui suit : la tranquillité apportée par l’ordre, la fierté d’une tâche accomplie, et une propreté agréable. C’est précisément ce dont les entreprises ont besoin. Une fois la poussière balayée, la clarté revient.