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Le vieil adage selon lequel « le diable est dans les détails » peut s’appliquer à de nombreuses circonstances différentes. Et il est indéniable que l’industrie des services de titres et de règlement est, à la base même, une attention particulière aux petites choses. Après tout, l’assurance titres n’est délivrée qu’après un examen minutieux des documents publics.
Mais maintenant, plus que jamais, les agents de titres doivent être conscients de l’axiome, en particulier lorsqu’il s’agit de prise de décision et de réductions budgétaires.
Alors que l’extraordinaire pivotement du marché de 2022 et la poussée continue de l’industrie du titre vers la numérisation de la production sont deux des tendances déterminantes auxquelles l’industrie du titre est confrontée au cours des deux dernières années, il existe d’autres tendances émergentes qui ne font peut-être pas encore la une des journaux. Une position de plus en plus agressive en matière d’application de la réglementation aux niveaux fédéral et étatique, ainsi que la menace permanente de fraude et d’erreur dans les processus de production (et de support) sont des dangers très réels pour les agents en titre et les propriétaires d’entreprise. Nous avons déjà vu quelques exemples de ce que les cyberattaques et les logiciels malveillants peuvent faire pour affecter les entreprises.
Réduire les dépenses, en particulier celles jugées «moins nécessaires», est un ingrédient éprouvé dans la recette pour surmonter une baisse du marché. C’est douloureux, mais cette industrie en particulier utilise depuis longtemps un modèle commercial dans lequel les dépenses augmentent et diminuent avec le volume des commandes. Cela signifie des actions telles que le ralentissement des investissements prévus dans la technologie, les licenciements et l’élimination des fournisseurs tiers ou des contrats de service qui ne sont pas jugés essentiels à la mission.
Cependant, ce n’est pas le moment de réduire aveuglément tous les services de soutien professionnels.
La conformité, par exemple, parce qu’elle n’est généralement pas considérée comme un moteur de profit ou une source de revenus, est l’une des premières choses ciblées par les directeurs financiers et les PDG soucieux de leur budget. Les services informatiques gérés et la cybersécurité sont d’autres fonctions trop souvent considérées comme non durables.
Le rapprochement d’entiercement est une autre responsabilité clé que de nombreuses entreprises de titres délèguent déjà à des employés ou à des gestionnaires non formés. Même ceux qui ont retenu des employés experts ou des fournisseurs de services tiers dans ce domaine, malheureusement, cherchent également à les réduire au début du processus budgétaire.
Les marchés difficiles et les cycles de revenus faibles sont précisément les moments où les risques de vol interne ou de fraude augmentent. Tout le monde est sur le pont à la recherche de nouveaux revenus et moins d’attention est portée sur les procédures internes.
Bien qu’aucune de ces spécialités ne génère de revenus directement, les coûts qui peuvent être associés à leur élimination ou à une réduction radicale des effectifs peuvent être suffisamment importants pour mettre une entreprise en faillite.
Pour de nombreuses sociétés de titres, il est assez courant de déléguer à temps partiel des tâches telles que la conformité ou le rapprochement de l’entiercement à des membres du personnel déjà responsables de tâches telles que l’assistance ou la clôture de l’entiercement. Presque tout le monde porte quelques chapeaux dans l’entreprise de titre typique ! Mais dans les marchés plus maigres, comme ceux que nous connaissons actuellement, il y en a encore moins pour gérer la charge.
D’un autre côté, lorsque (pas si, mais quand) le marché s’améliore, ces mêmes entreprises se retrouvent rapidement en sous-effectif alors que tout le monde se bouscule pour gérer l’afflux d’un précieux volume de commandes.
Et tous les rebonds ne sont pas égaux non plus. Un mini-pic de volume peut entraîner la perte de commandes d’une entreprise en raison d’erreurs ou de délais d’exécution, alors même qu’elle se démène pour réembaucher et former de nouveaux employés pour faire face à la hausse.
Bien que tout cela se produise, l’opportunité ne fait que croître pour la fraude, l’erreur, la cyberattaque et autres. La plupart des fournisseurs de services tiers dans les domaines de la conformité, des services gérés et du rapprochement des tiers de confiance peuvent proposer une option à coût variable en période de vaches maigres, ce qui signifie que l’entreprise ne paie que ce qu’elle utilise. Il est beaucoup plus facile d’évoluer avec un fournisseur de services lorsque le marché tourne que de recruter de nouveaux employés, et il n’y a pas de « décalage » pendant que le volume des commandes augmente dans le pipeline.
Plus de quelques entreprises de titres font également confiance aux logiciels ou aux employés à temps partiel non qualifiés en ce qui concerne les services oubliés mais cruciaux dont nous discutons ici. Peut-être que l’oncle du COO se mêle d’informatique, ce qui devrait aider l’entreprise à se débrouiller jusqu’à ce que le volume des commandes augmente. Ou peut-être qu’un agent d’entiercement a une compréhension passagère d’une technologie de réconciliation d’entiercement de pointe – au point qu’elle devient également de facto la professionnelle de la réconciliation d’entiercement pour le moment. Peut-être que le frère du propriétaire est un avocat généraliste dans un autre État. Assez bon pour gérer la conformité pour l’instant, non ?
Dans ces cas, cependant, un manque de formation approfondie et d’expertise dans ces domaines de connaissances respectifs peut être dévastateur. Avoir une copie de TurboTax, par exemple, ne qualifie pas automatiquement un non-CPA pour déterminer la meilleure stratégie fiscale pour une entreprise de taille moyenne. La technologie n’est qu’un outil, et bien qu’elle puisse être utile (et qu’elle soit probablement également utilisée par des professionnels), elle ne s’accompagne pas d’une expertise complète intégrée. Et un peu d’expertise peut suffire à entraîner une amende réglementaire substantielle ou cyber-attaque.
Dans des marchés volatils comme celui que nous sommes susceptibles de connaître tout au long de l’année, les coûts variables deviennent la norme pour la plupart des budgets des agences. Le logiciel en tant que service et les fournisseurs tiers peuvent être des contributeurs précieux aux entreprises de titres sans exiger de rémunération forfaitaire. La clé, cependant, est de comprendre que certaines fonctions et services, tels que le rapprochement des dépôts fiduciaires, la conformité et la cybersécurité/informatique, bien qu’ils ne soient pas des moteurs de revenus, peuvent également être des contributeurs essentiels pour « garder la lumière allumée », en particulier dans des moments comme celui-ci.
Mary Anne Harris a fondé Positively Balanced en 2020 pour aider les cabinets d’avocats et les sociétés de titres avec des services de réconciliation d’entiercement. Elle est également présidente de Real Estate Closing Path.
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