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Il est clair que 2023 sera une année très différente pour l’industrie du titre que ce que nous avons connu dans un passé récent. Malgré la baisse prévue des commandes, nous nous attendons toujours à un volume global d’origination d’un peu plus de 2 000 milliards de dollars. Historiquement, cela a représenté un marché solide, mais pas spectaculaire. Quoi qu’il en soit, il est clair que les entreprises de titres devront rivaliser pour leur part de ce volume disponible, en grande partie, en se différenciant de la concurrence.
Pour de nombreuses entreprises, ces efforts comprendront des efforts de vente et de marketing accrus et de nouveaux produits ou services pour exploiter de nouveaux marchés. Pour la plupart, une partie du plan comportera également des coupes budgétaires. Cependant, bon nombre des entreprises les plus prospères ne se contenteront pas de procéder à des coupes générales. Au lieu de cela, ils chercheront des solutions à long terme en examinant où ils sont les plus faibles du côté de la production, puis déploieront des stratégies pour améliorer ces faiblesses. Ce faisant, ces entreprises de titres créeront très probablement des différenciateurs uniques pour elles-mêmes, et pas seulement à court terme.
Processus ou points d’étranglement ?
Au plus fort du boom du refinancement en 2021, il n’était pas rare d’entendre les propriétaires de certaines entreprises de services de règlement confier qu’ils avaient du mal à suivre le rythme de l’augmentation du volume. Ensuite, la peur était de « laisser de l’argent sur la table » en raison de points d’étranglement dans le flux de travail. Maintenant, ces mêmes défis, en supposant qu’ils n’ont pas déjà été résolus de manière exhaustive, représentent une opportunité d’avantage s’ils sont traités correctement.
Bon nombre de ces points d’étranglement dans le flux de travail sont en fait avec nous depuis des décennies. Le plus souvent, ils ont commencé comme des solutions rapides ou des solutions de contournement pratiques aux changements réglementaires ou du marché qui exigeaient un changement soudain. Mais plutôt que de créer des solutions plus pratiques et rationalisées au fil du temps, ces «hacks» sont devenus la norme.
Par exemple, si un État particulier introduisait un nouveau formulaire exigeant que des données spécifiques soient régulièrement divulguées à un organisme de réglementation, l’entreprise de titre concernée affecterait alors très probablement un employé pour préparer manuellement ces formulaires. Dans de nombreux cas, aucune technologie n’existait pour répondre spécifiquement à cette nouvelle exigence (ou ne pouvait être créée que sur une base coûteuse et personnalisée). Au fil du temps, cette responsabilité est simplement devenue une partie du flux de travail. Mais, ce faisant, il a également ajouté du temps et des coûts inutiles, sans parler du potentiel d’erreur, au processus de production. Le temps consacré à la saisie de données de base aurait pu être alloué de manière beaucoup plus productive à des choses comme le marketing ou le contrôle qualité.
Lorsque les exigences TRID ont été introduites en 2015, les agents de titres ont rapidement réalisé qu’il ne s’agissait pas d’un changement de formulaire. Au lieu de cela, il s’agissait d’un changement de processus. Et plus que quelques-unes des solutions introduites pour faire face à ces changements ne se sont pas toujours bien intégrées dans le flux de travail d’une agence de titres. Bon nombre des hacks inefficaces utilisés pour simplement fermer les commandes conformément au TRID restent monnaie courante aujourd’hui, sept ans plus tard.
D’autres goulots d’étranglement de production dans le flux de travail du titre semblent exister depuis toujours. Au départ, ces obstacles étaient probablement les meilleures options pour le poste. Cependant, à mesure que de meilleures solutions sont apparues au fil du temps, certaines entreprises n’ont pas réussi à faire la transition. La fraude électronique n’était pas une menace majeure pour l’industrie du titre il y a dix ans, donc le simple fait de conseiller aux employés d’être attentifs pouvait être considéré comme une cyberdéfense légitime. À une certaine époque, il n’y avait pas de meilleur moyen de percevoir des arrhes ou de payer la commission d’un agent immobilier qu’un chèque de banque. À un moment donné, il n’y avait pas d’options curatives pour un privilège HOA autre que de contacter manuellement le titulaire du privilège et de supprimer le nuage sur le titre – avec tous les documents respectifs requis. Les nouvelles commandes peuvent provenir du site Web, du fax, du courrier électronique ou du téléphone de l’entreprise. Pour cette raison, il incombait à un employé de rassembler cette avalanche de données variables et de la saisir manuellement dans le flux de travail.
Transformer les faiblesses en différenciateurs
Pour plusieurs raisons, de nouvelles solutions arrivent chaque jour dans l’industrie du titre pour résoudre les points d’étranglement obsolètes ou non résolus dans le processus de titre. Et tous ne sont pas technologiques. L’industrie a évolué dans la façon dont elle embauche, forme et déploie ses ressources humaines. Pour certaines agences de titres, cela signifie s’éloigner d’un modèle commercial qui attribue des dossiers entiers aux employés, au lieu de choisir de déployer des ressources centralisées et une spécialisation pour rendre le processus plus efficace.
La technologie aussi a changé. À savoir, les sociétés de titres ne dépendent plus des grandes plateformes pour fournir des solutions à tous leurs besoins spécifiques. Les agents de titres n’ont plus à espérer que leurs plateformes de production de titres fourniront une mise à jour pour répondre à une exigence de forme mineure imposée par certaines municipalités. Au lieu de cela, les technologies spécialisées permettent aujourd’hui aux entreprises de titres de transférer électroniquement les commissions des agents. Des bots personnalisés et même des solutions d’IA sont en cours d’élaboration pour répondre aux processus spécialisés qui, jusqu’à présent, nécessitaient qu’un humain entreprenne des tâches subalternes et répétitives.
Les prêteurs et les consommateurs en sont venus à s’attendre à contrecœur à des périodes moyennes de « jours avant la clôture » de plus de 50 jours. Et bien que ce ne soit pas l’industrie du titre qui soit la seule responsable de ces moyennes, il existe un certain nombre de petites inefficacités de flux de travail tout au long du processus de production qui pourraient être considérablement améliorées. Cette amélioration doit toutefois commencer par une évaluation approfondie et objective du processus de production de l’entreprise. Dans certains cas, la flambée des volumes de 2021 a mis en évidence les faiblesses du flux de travail d’une société de titres. De nombreux propriétaires de sociétés de titres savent exactement où résident leurs pires inefficacités. Mais pour ceux qui ne le font pas et qui pourraient ne pas se croire capables de s’évaluer objectivement, il existe de nombreux fournisseurs de services tiers capables d’aider rapidement et objectivement les propriétaires d’entreprise à identifier leurs besoins les plus criants. Et parce que les seules solutions à certains de ces défis ne consistent plus seulement à embaucher plus d’employés ou à payer pour des personnalisations technologiques coûteuses, les sociétés de titres disposent de nombreuses options, qu’il s’agisse de technologies spécialisées ou de nouveaux modèles de dotation, pour y faire face.
Le temps moyen de fermeture d’une agence de titres n’est jamais perdu pour ses clients. Le simple fait de raser quelques jours à partir du processus de clôture peut donner à une entreprise un avantage en matière de marque et de marketing sur son marché. Mais il existe d’autres voies pour améliorer l’efficacité d’une agence qui peuvent faire une grande différence. UN AGENT IMMOBILIER qui n’a plus à attendre le courrier pour recevoir sa commission. Un agent immobilier ou un agent de crédit qui peut obtenir un statut mis à jour sur un dossier en attente sans avoir à jouer au téléphone. Un acheteur d’une première maison qui, après avoir entendu histoire après histoire sur les horreurs du processus de fermeture d’une maison, vit une fermeture rapide et en douceur. Tous pourront chanter les louanges de la société de titre qui a résolu de manière agressive ses lacunes de flux de travail, même si de manière apparemment modeste. De plus, la société de titres qui retire les membres de son équipe de tâches obsolètes ou inefficaces pour se concentrer sur des choses comme le marketing, les ventes ou le support client a trouvé de nouvelles ressources pour revendiquer sa part de marché. Tout en bénéficiant d’une réduction des coûts et d’une augmentation des marges.
Ce n’est pas toujours la première impulsion d’un propriétaire d’entreprise en titre de dépenser ou d’entreprendre des initiatives majeures face à un ralentissement du marché. Et pourtant, le volume plus lent laisse plus de temps pour la perspicacité, l’examen et l’introspection. Bien qu’il existe de nombreuses façons de survivre ou même de croître lorsqu’un marché se contracte, une stratégie de rationalisation devrait continuer à offrir des avantages même après que le marché a de nouveau pivoté vers le haut. Et même si une stratégie marketing pour découvrir des marchés de niche peut aider une entreprise à traverser ce cycle baissier, elle ne lui permettra pas de suivre le rythme de la prochaine vague de refinancement.
Jason Doshi est le PDG et cofondateur de Paymints.io, basé à Charlotte.
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