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Le Agence fédérale de financement du logement (FHFA) Bureau de l’inspecteur général (OIG) a déterminé que la FHFA a suivi les directives relatives à la tutelle des entreprises parrainées par le gouvernement (GSE). Cependant, le roulement du personnel et les problèmes persistants de tenue de registres ont entraîné une perte de documents critiques, selon un nouveau rapport de la FHFA OIG.
En conséquence, de nouvelles pratiques de conservation des documents devraient être mises en œuvre, a déclaré l’OIG.
Pour compiler le nouveau rapport, l’OIG a examiné les décisions liées à 40 décisions de tutelle du GSE que l’agence a prises entre le 1er juillet 2020 et le 30 juin 2022. La grande majorité des décisions examinées par l’OIG comprenaient des documents à l’appui, et l’OIG a été capable de localiser des analyses, des approbations et des documents pour 37 des 40 décisions.
Dans trois cas, cependant, « la FHFA n’a pas pu fournir de documentation à l’appui de l’approbation requise du directeur de la FHFA ou de l’analyse requise à l’appui de la décision », indique le rapport du BIG.
Pour cette raison, la FHFA n’a pas pu fournir « une transparence totale concernant la pertinence de ces décisions ou attribuer la responsabilité de leur approbation », selon le rapport.
Les responsables de la FHFA ont déclaré au BIG que les dossiers étaient introuvables dans ces cas – et que les responsables chargés de les analyser et de les approuver ne faisaient plus partie de l’agence ou avaient quitté leur poste dans ce bureau – et les responsabilités connexes.
En outre, l’OIG a déterminé « plusieurs cas dans lesquels la politique et les procédures de décision de tutelle de la FHFA ne s’alignaient pas sur les pratiques actuelles de la FHFA ou manquaient de clarté », indique le rapport.
Peu de temps après que la FHFA a placé les GSE sous tutelle, elle a émis des lettres d’instruction (LOI) à leurs conseils d’administration définissant et décrivant l’étendue des pouvoirs. La lettre d’intention de 2008 a été révisée en 2012 et, en décembre 2017, la FHFA a publié une autre révision de la lettre d’intention qui est entrée en vigueur au début de 2018.
Cependant, les politiques connexes n’ont pas été révisées depuis lors, même si « les pratiques de la FHFA, en particulier celles liées aux autorités d’approbation des décisions et au contrôle et à la surveillance de la tutelle, ont évolué », indique le rapport.
Un manque de politiques et de procédures claires et complètes conformes aux pratiques actuelles pourrait entraîner des décisions de tutelle manquant d’analyse ou d’approbation, indique le rapport, ainsi que « des activités de surveillance qui ne sont pas effectuées et documentées, conformément aux intentions de la direction de la FHFA ».
L’OIG formule deux recommandations dans la conclusion du rapport : 1.) la Division of Conservatorship Oversight and Readiness (DCOR) de la FHFA devrait réitérer les exigences en matière de documentation et évaluer les pratiques de gestion des documents afin de déterminer les améliorations nécessaires ; et 2.) la politique et les procédures de décision de tutelle doivent être mises à jour pour s’aligner sur la pratique actuelle.
En réponse aux conclusions et recommandations, la FHFA a déclaré qu’elle « consultera d’autres parties prenantes sur les pratiques de gestion des documents et évaluera la faisabilité des améliorations » d’ici le 31 janvier 2024.
En outre, DCOR organisera une formation pour les bureaux de la FHFA impliqués dans la tutelle du GSE d’ici le 29 février 2024 afin de réitérer l’importance de documenter « toutes les analyses, les pièces justificatives et les preuves de l’approbation du directeur », a déclaré l’agence.
La FHFA mettra également à jour sa politique et ses procédures de décision de tutelle d’ici le 31 janvier 2024.
Les mises à jour « fourniront une plus grande clarté sur les autorités d’approbation pour l’émission de directives de tutelle et de décisions CSS et documenteront la pratique établie pour l’émission de décisions d’orientation et la désescalade des demandes de décision LOI », a déclaré l’agence.
Le BIG a déclaré qu’il considérait les corrections prévues par la FHFA comme « conformes » à ses recommandations.