HousingWire s’est récemment entretenu avec le directeur de l’exploitation de LERETA, Jim Micali, à propos de la saison des impôts et de la façon dont la technologie résout les problèmes hérités que les services ont toujours eu avec les impôts.
HousingWire : Nous sommes sur le point d’entrer dans le quatrième trimestre, qui a toujours été une période difficile pour les prestataires de services et les fournisseurs d’impôts. Cette saison des impôts sera-t-elle différente ? Si c’est le cas, comment?
Jim Micali : Chaque saison fiscale est difficile car rien, ou du moins pas trop, ne commence jusqu’à ce que les agences fiscales publient leurs factures, et les agences fiscales modifient souvent leurs dates de publication et d’échéance. Par exemple, l’un des plus grands comtés du pays avec plus de 1,8 million de parcelles évaluées, a historiquement publié ses factures de taxes le 7/1, et elles étaient dues le 8/1. Cette année, cependant, il n’a pas encore annoncé la date de publication de ses factures fiscales. Les estimations suggèrent une publication à la fin de l’automne des factures avec des taxes dues 30 jours plus tard – en plein milieu de la saison des impôts chargée. Et ce n’est qu’un seul organisme fiscal. Il y en a environ 24 000 en tout.
Grâce à l’appréciation du prix des maisons, les évaluations fiscales seront plus élevées que la normale cette année, ce qui signifie que les agences devront calculer ces changements, ce qui pourrait entraîner davantage de retards. Du point de vue d’un agent de service, des évaluations fiscales plus élevées signifient des factures fiscales plus élevées qui, à leur tour, leurs unités de service à la clientèle seront inondées d’appels d’emprunteurs disant: « Qu’est-ce qui est arrivé à mes impôts? »
Enfin, la vente de services est un moyen clé pour de nombreuses sociétés de prêts hypothécaires de lever des fonds de nos jours. Nous l’avons vu à la fin de l’année dernière, et nous nous attendons à en voir davantage au quatrième trimestre compte tenu de la hausse et de la volatilité actuelles des taux d’intérêt. Gardez à l’esprit qu’un investisseur qui achète un portefeuille important est désormais responsable du paiement des impôts sur ces prêts. L’année dernière, par exemple, l’un de nos clients a conclu un accord important à la mi-décembre, et nous avons dû exécuter une presse complète pour obtenir les factures d’impôt et les payer d’ici la fin de l’année.
Cela dit, cette saison des impôts, comme chaque saison des impôts, consiste à préparer et à communiquer avec les clients sur ce à quoi s’attendre. Chez LERETA, nous interagissons de manière proactive avec nos clients tout au long de l’année, mais surtout pour le quatrième trimestre. Cette année, nous avons commencé à préparer la fin d’année en août. Par exemple, nous avons élaboré une série de recommandations que les clients peuvent utiliser pour améliorer leur préparation aux pics de volume du quatrième trimestre. Nous l’appelons notre kit de survie Q4.
Malgré la dynamique du marché que j’ai mentionnée, nous sommes convaincus que nous serons prêts et que nos clients et les membres de notre équipe seront à la maison pour les vacances et ne feront pas d’heures supplémentaires pour respecter les échéances fiscales.
HW : Quels sont les plus grands défis auxquels les services sont confrontés en matière de fiscalité ? Ont-ils changé avec le temps ?
JM : L’intégrité des données a toujours été l’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les services dans le domaine fiscal. Ces problèmes de données entraînent des paiements manqués, une analyse inexacte de l’entiercement, des taux d’automatisation plus faibles et, en fin de compte, une augmentation des appels et des plaintes des emprunteurs.
Au cours des dernières années, nous avons constaté de plus en plus de problèmes de données avec les portefeuilles que nous intégrons d’autres services fiscaux et opérations internes. Certains des problèmes sont le résultat de mauvaises configurations initiales des lignes fiscales. Par exemple, une parcelle adjacente peut être manquée ou une agence fiscale de droit inférieur – peut-être une compagnie des eaux ou un service d’égout – peut être négligée lors de la configuration de la ligne fiscale. Ensuite, il y a des problèmes qui proviennent des hypothèses et des lacunes dans le processus de clôture des prêts, qui ont tendance à augmenter pendant les périodes de volume élevé. Laisse moi te donner un exemple. Lorsque les sociétés de prêts hypothécaires émettent un prêt ou achètent des prêts en gros par l’intermédiaire de correspondants, on suppose que les impôts dus dans les 30 à 60 jours ont été payés à la clôture. Mais souvent, cela ne se produit pas ou cela se produit deux fois, et maintenant, des mois après la clôture du prêt, il y a soit un paiement manqué, soit un paiement en trop. Dans les deux cas, les emprunteurs et les gestionnaires sont tous deux mécontents.
Au LERETA, nous abordons ces questions de deux manières. Tout d’abord, nous fournissons une gamme de services d’audit pour détecter les défauts des lignes fiscales. Nous avançons également en amont pour identifier les problèmes « supposés payés » avant la clôture.
La dotation en personnel pour la saison des impôts est un autre défi permanent pour les réparateurs, et COVID-19 n’a fait que l’exacerber. Dans les bons moments, les réparateurs réaffectent souvent les membres du personnel, autorisent les heures supplémentaires et utilisent des intérimaires à la fin de l’année pour faire payer leurs impôts. Avec une baisse spectaculaire des origines et un examen minutieux de chaque coût, jeter des corps sur le problème peut être moins une option à l’avenir. Et comme nous l’avons vu, les services qui font leurs impôts en interne recevront leurs factures fiscales plus tard, et des évaluations fiscales plus élevées augmenteront le volume d’appels entrants des emprunteurs. Ces vents contraires, à mon avis, susciteront un nouvel intérêt pour les solutions d’externalisation fiscale qui résolvent les problèmes de coût et de demande et transfèrent le fardeau aux entreprises, comme la nôtre, qui peuvent consacrer les ressources et investir dans la technologie.
HW : Comment les prestataires de services fiscaux utilisent-ils la technologie ou de nouvelles approches pour résoudre ces problèmes ?
JM : L’automatisation est au sommet de la liste de souhaits de chaque réparateur. Ainsi, les prestataires de services fiscaux utilisent l’automatisation pour réduire les délais d’approvisionnement fiscal et améliorer la qualité et l’efficacité des données. Alors qu’autrefois de nombreux comptes de taxes étaient acquis manuellement, aujourd’hui, au LERETA, ce chiffre est probablement inférieur à 5 %. Cela prend du temps et élimine les frictions du cycle d’approvisionnement, réduit la possibilité d’erreurs «grossières» et signifie que la plupart des informations sont transmises aux clients par ce que j’aime appeler le «chemin heureux» ou de système à système.
Dans notre cas, nous avons également développé une technologie propriétaire pour résoudre les problèmes séculaires de l’industrie tels que les parcelles secondaires contiguës ou adjacentes non identifiées et les agences fiscales manquées. Ces pièges entraînent souvent des paiements manqués répétés, parfois pendant des années, et génèrent des pénalités importantes. En tant qu’industrie, les fournisseurs de services fiscaux élargissent également leurs offres et changent la façon dont nous abordons les différentes étapes des processus de configuration et d’embarquement fiscaux pour détecter les défauts avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Nos audits améliorent les taux d’automatisation, réduisent les appels et les tâches des clients et aident à fournir une analyse précise de l’entiercement pour le consommateur. Un exemple de ceci est notre suite élargie de 50 audits différents qui s’efforcent d’assurer l’intégrité des données de la ligne fiscale depuis le point d’embarquement du prêt jusqu’au paiement de l’impôt ou au cycle de délinquance.